虽然您希望相信遇到的每个人都是最好的，但在某些时候，您的小企业很可能容易受到欺诈。事实是，诈骗者通常比大公司更频繁地针对中小型企业，因为这些小公司没有相同的安全措施。不幸的是，这对您的公司来说可能是灾难性的——这就是为什么必须积极主动地防止欺诈。
常见的商业欺诈类型
“欺诈”一词涵盖了公司内部可能发生的一系列不诚实活动。商业欺诈是指一个或多个人为了经济利益而从事非法行为。通常，这些活动隐藏在日常活动或合法的商业交易中。
以下是一些最常见的商业欺诈类型的概述：
- 个人购买：使用商业资金购买服务或产品供个人使用。例如，个人可能会在公司信用卡上添加个人支出，或批准他自己的支出报告以掩盖交易。
- 资产盗窃：员工可以从企业窃取办公设备、库存或任何其他资产。通常，这些物品被盗，然后以现金出售。
- 伪造付款：伪造发票可能是将资金移出公司的一种方式。另一种常见的做法是在工资单上使用“幽灵雇员”，即伪造人员，以便有人可以收取工资。
- 略读：在很长一段时间内，从顶部收集一点信息可能会被忽视，特别是如果你没有一个好的会计系统。例如，在会计记录中列出交易之前，一个人可能会拿走一部分资金。
- 身份盗窃：有时员工会访问其他员工或客户的个人信息，然后使用该身份访问信用额度。如果有人拿到了银行对帐单、税号或财务报告，那么他们就有可能窃取足够的钱来进行身份盗用。
- 假钞：美国各地流通着相当多的假现金，这些钞票可能会从您的公司门前流走。大多数假钞都是高价值的，例如 100 美元的钞票。接受假钱意味着您将损失现金，从而降低您的利润率。如果您想防止欺诈，那么重要的是要有适当的系统来在登记处检查这些账单。
- 退货欺诈：客户还可以使用各种退货欺诈策略对企业进行欺诈。常见问题包括购买商品、使用商品然后退货的客户。或者，有时人们从商家窃取产品，然后试图通过将这些物品“退回”到商店来获利。
- 数字欺诈：不需要有人在您的办公室或工作场所进行欺诈。诈骗者可以侵入不同的计算机和软件系统来窃取有价值的信息，例如客户详细信息、信用卡号、银行帐户信息等。
- 工伤赔偿欺诈：虽然员工和客户在您的财产上受到保护很重要，但有些人利用该系统提出伤害或疾病索赔，通过工伤赔偿保险获得金钱。例如，一个人可能在工作之外受伤，然后声称这是工作活动的结果。 有些员工甚至大胆到弥补伤害或疾病的地步。
由于欺诈在各种规模的企业中如此普遍，因此不可能列出所有可能发生的潜在欺诈情况。上面的列表让您了解某人可能利用您公司的多种方式。您的责任是积极主动地防止欺诈，帮助降低这些问题发生在您身上的可能性。
防止欺诈的小Tips
如果您需要实施新的欺诈预防系统，您应该从哪里开始？ 以下是需要解决的几个主要类别：
- 数字安全：诈骗者比以往任何时候都更容易获得私人信息，因为他们可以通过互联网连接入侵。不要让您的公司以数字方式暴露！ 选择具有内置安全功能的软件程序，例如加密和两步验证。此外，与您的技术团队讨论所有服务器、计算机、手机和互联网连接点上的主动数字安全。
- 会计服务：不要犯只有一个人管理您的会计和簿记的错误。通常，小型企业只需要一个人来跟上客户付款、应收账款、发票、管理现金和其他与会计相关的任务。当一个人处理财务时，欺诈被忽视的可能性就会增加。 您可以通过分配多人监督财务报告来防止欺诈。或者，考虑聘请值得信赖的外包会计团队来实施制衡以及定期会计审计。
- 背景调查：正式的招聘流程可能是了解您带入公司的人员的重要步骤。尽管在雇用新员工时进行背景调查是一项额外费用，但了解您委托的每个人的财务记录或现金的历史至关重要。员工与财务和敏感信息互动的次数越多，您就越应该对其背景调查进行审查。个性不足以防止欺诈——事实上，大多数欺诈的员工都受到他们的经理和同事的欢迎。这些欺诈者会主动取悦他人，从而获得信任。
- 内部审计和控制：建立系统可能是防止欺诈的关键步骤。例如，限制不需要有关库存或财务详细信息的员工的访问权限是合适的。为工资单处理、支票开具和报销设计多人检查点。制定可靠的定期会计审计计划，以审查银行账户报表和活动。
- 锁定文件：您不仅需要用密码保护数字文件，而且确保纸质记录在需要时被锁定和保密也很重要。发票、客户信息、银行记录和其他敏感文件可用于欺诈。如果一张纸不在，员工可以很容易地在手机上拍一张照片，以收集未被发现的信息。
- 员工培训：您不仅在新员工入职时需要防欺诈培训，而且提供持续的欺诈培训也很重要。应该教您的员工如何识别欺诈的警告信号。如果员工怀疑客户或同事之间存在可疑行为，那么他们需要放心地报告情况，而不必担心自己的工作。制定道德准则并保持开放式沟通，以便员工可以安全地共享信息。
- 认真对待：诋毁您的欺诈预防工作的最快方法之一是驳回欺诈活动的报告。当对办公室中发生的事情产生怀疑时，您需要积极主动地研究情况，看看它是否是有效的主张。无论大小，每个案例都应根据您的不容忍欺诈政策给予应有的对待。
通过良好的会计防止欺诈
可靠的会计系统为帮助您预防欺诈和避免将来出现问题提供了良好的基础。当您跟踪交易并且您有适当的系统来降低撇脂风险时，您可以放心，因为欺诈而赔钱的可能性很小。
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